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À propos de Zipline

Voulez-vous changer le monde ? Zipline a pour mission de transformer la façon dont les marchandises sont transportées. Notre objectif est de résoudre les problèmes d'accès les plus urgents et les plus complexes du monde en construisant le premier système de logistique
instantanée qui sert tous les humains de manière similaire. Tirant parti de son expertise en matière de robotique et d'autonomie, Zipline dessert des dizaines de millions de personnes dans le monde.

Rejoignez Zipline et aidez-nous à tenir notre promesse de construire une chaîne d'approvisionnement mondiale équitable et plus résiliente pour des milliards de personnes.

À propos de vous et du poste

Responsable des Facilités et Services Généraux /L'administrateur des lieux de travail et des installations, joue un rôle essentiel dans la bonne coordination et le bon fonctionnement des opérations de notre centre de distribution. Sans vous et le travail que vous fournissez pour obtenir des résultats, nos équipes ne pourront pas réussir. Ce poste sera basé en Biankouma, Côte d'Ivoire

Ce poste sera basé potentiellement dans une de ces regions et necessitera un demenagement:

• Biankouma
• Kouto

Ce que vous ferez

Planifier et réaliser des tâches opérationnelles : Soyez le planificateur et l'opérateur le plus dynamique des activités essentielles qui assurent le bon déroulement des opérations : transport et déplacements, logement, entretien et bien d'autres encore. Pour cela, vous devrez être un très bon communicateur, très flexible et avoir l'esprit d'équipe, car vous devrez travailler avec de nombreuses parties prenantes.

Planifier et réaliser des tâches administratives : Vous serez responsable de la préparation des communications, telles que les mémos, les e-mails, les factures, les rapports et autres correspondances dans le pays. Vous serez également responsable de l'organisation des
réunions du personnel et d'autres réunions, ainsi que de la prise de rendez-vous si nécessaire. Si nécessaire, vous serez également responsable de la collecte et de la distribution des courriers et des tâches à accomplir lors des réunions du personnel et d'autres réunions.

Veiller à ce que les installations et les équipements soient bien entretenus : Vous serez responsable du reporting, du suivi et de la supervision des actions de maintenance corrective et préventive sur les installations et équipements du centre de distribution (véhicules, générateurs, etc.). On attend de vous que vous clôturiez ces actions et que vous les documentiez correctement.

Coordonner et soutenir les visiteurs : Vous serez le point de contact pour tous les visiteurs du centre. Vous serez chargé(e) de garantir une expérience d'accueil homogène et de classe mondiale pour tous les visiteurs du centre.

Coordonner et organiser les réunions des parties prenantes : Vous serez chargé de travailler avec les responsables nationaux et internationaux pour coordonner et organiser les réunions des parties prenantes.

Gestion de la documentation : Vous serez chargé de veiller à ce que la correspondance entre les parties prenantes et les dirigeants des pays soit soumise rapidement et archivée de manière appropriée. Vous devrez rédiger et modifier des documents allant des lettres aux rapports et aux documents d'instruction.

Gérer les vendeurs : Vous serez responsable de la recherche, de l'intégration et de la gestion des vendeurs (fournisseurs de denrées alimentaires et d'articles divers, prestataires de services et sous-traitants) et devrez contribuer au traitement de leurs paiements.

Superviser les équipes de soutien aux installations et les contractants : Vous serez chargé de veiller à la qualité du travail des équipes de soutien aux installations, telles que les concierges et les chauffeurs.

Ce que vous apporterez

• Minimum d'un certificat de diplôme
• Expérience préalable dans le domaine de la gestion et de l'administration des installations (planification et programmation de l'entretien, gestion et direction d'équipes).
• Solides compétences en matière de collecte et d'analyse de données et de production de rapports. Capacité à travailler avec des systèmes informatiques (G Suite, Microsoft Office Suite etc.)
• Conducteur titulaire d'un permis de conduire et capable de conduire un véhicule manuel

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR D'AUTRE

Zipline est un employeur qui respecte l'égalité des chances et interdit la discrimination et le harcèlement de tout type sans tenir compte de la race, de la couleur, de la religion, de l'âge, du sexe, de l'origine nationale, du statut de handicapé, de la génétique, du statut de vétéran
protégé, de l'orientation sexuelle, de l'identité ou de l'expression de genre, ou de toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, étatiques ou locales ou par notre propre sensibilité.

Nous valorisons la diversité chez Zipline et nous accueillons les candidatures de personnes traditionnellement sous-représentées dans le secteur des technologies. Si vous êtes intéressés par ce poste, même si vous n'êtes pas sûr de correspondre au profil recherché, veuillez postuler!

About Zipline

Do you want to change the world? Zipline is on a mission to transform the way goods move. Our aim is to solve the world’s most urgent and complex access challenges by building, manufacturing and operating the first instant delivery and logistics system that serves all humans equally, wherever they are. From powering Rwanda’s national blood delivery network and Ghana’s COVID-19 vaccine distribution, to providing on-demand home delivery for Walmart, to enabling healthcare providers to bring care directly to U.S. homes, we are transforming the way things move for businesses, governments and consumers. The technology is complex but the idea is simple: a teleportation service that delivers what you need, when you need it. Through our technology that includes robotics and autonomy, we are decarbonizing delivery, decreasing road congestion, and reducing fossil fuel consumption and air pollution, while providing equitable access to billions of people and building a more resilient global supply chain.

About You and The Role

The Workplace & Facilities Administrator plays an essential role in keeping our distribution center operations well coordinated and running seamlessly. Without you and the work you put in to achieve results, our teams will not be successful.

What You'll Do

Plan and execute operational tasks: Be the most vibrant planner and executor of key activities that keeps operations running smoothly; transport and movements, housing, maintenance and many more. This would require you to be a very good communicator, highly flexible and be a supportive team player as there is high engagement with multiple stakeholders.

Plan and execute administrative tasks: You would be responsible for preparing communications, such as memos, emails, invoices, reports and other in country correspondence. You will also be responsible for scheduling staff and other meetings; as well as scheduling appointments where necessary. Where required you would also be responsible for collating and distributing mails and action item tasks from staff and other meetings

Ensure facilities and equipment are well maintained: You'll be responsible for reporting, tracking and supervising corrective and preventive maintenance actions on distribution center facilities and equipment (vehicles, generators, etc.). You are expected to close these actions out and properly document them.

Coordinate and support visitors: You’ll be the point of contact for all visitors to and from the center. You’ll be responsible for ensuring a seamless and world-class hospitality experience for all visitors coming to the center.

Coordinate and organize Stakeholder Meetings: You would be responsible for working with country and global level leadership to coordinate and organize stakeholder meetings

Documentation Management: You will be responsible for ensuring that correspondence between stakeholders and country leaderships are submitted promptly and archived appropriately. You will be required to write and edit documents from letters to reports and instructional documents

Manage vendors: You’ll be responsible for sourcing, on-boarding and managing vendors (food, sundries suppliers, service providers and contractors) and expected to make input into the processing of their payments.

Supervise facilities support teams and contractors: You’ll be responsible for ensuring a high quality work output of the facilities support teams such as janitors and drivers.

What You'll Bring

• Minimum of a diploma certificate
• Prior experience in facilities management and administration (maintenance planning and scheduling, team management and leadership)
• Strong data gathering and analytics and reporting skills. Able to work with computing systems (G Suite, Microsoft Office Suite etc.)
• Licensed Driver who is able to drive a manual vehicle

WHAT ELSE YOU NEED TO KNOW

Zipline is an equal opportunity employer and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, color, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state or local laws or our own sensibilities.

We value diversity at Zipline and welcome applications from those who are traditionally underrepresented in tech. If you like the sound of this position but are not sure if you are the perfect fit, please apply!