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Your role as Knowledge Management Specialist

The Knowledge Management Specialist will be responsible for control, security, accessibility, and timeliness of organizational documents that may be used by/useful to more than one employee, such as policies, procedures, processes, forms, templates, and training materials. The Knowledge Management Specialist will also maintain continual improvement of the documentation process partnering with stakeholders throughout the company. This role will partner with company departments to lead and guide best practices for team collaboration and content management across the company.

What you'll be doing:

• Conduct needs assessments to identify document management requirements of departments or end users.
• Develop, document, or maintain standards, best practices, or system usage procedures.
• Assist in the development of documents or content classification to facilitate information capture, search, and retrieval.
• Manage organizational documentation through the document life cycle and the document management system.
• Identify and investigate the need for documents of various types.
• Ensure that organizational documents go through a documented and approved review-and-approval process before being stored or published.
• Conduct document audits and develop trail and tracking process.
• Document archiving and retention.
• Ensure that internal controls are in place and are functional.
• Ensure the security, accessibility, and proper distribution of organizational documents.
• Help develop and enforce documentation design, review, and storage guidelines.
• Assign/approve user privileges.
• Plan and conduct meetings and presentations related to document management.
• Research, select and setup document management tools.
• Prepare support documentation and training materials for end users of document management systems.

What we're looking for:

• Experience in document management and document management systems or content management systems (software is preferred).
• Use of service management platform 2+ years, preferably Atlassian experience with Jira, Jira Service Desk or Confluence.
• Ability to communicate effectively with both technical and non-technical individuals.
• Bilingual in both French (asset) and English (mandatory) as we have global cross-functional teams.
• Demonstrated ability to prioritize and push forward in an ambiguous environment or with changing priorities.
• Track record for being detail-oriented with a demonstrated ability to self-motivate and follow-through on projects.
• Strong analytical, organizational, exceptional listening, problem solving, negotiation, and facilitation skills.
• High energy, innovative individual who is motivated by challenging assignments.
• Basic Project management skills.
• University or college degree preferred.

Joining WorkJam means being part of an organization that truly believes in equity and diversity. We support and empower everyone, no matter your ethnicity, religion, age, gender, sexual orientation, identity, or disability. The masculine is used to lighten the text.

(version française)

WorkJam est le premier lieu de travail numérique de première ligne au monde, connectant l'ensemble de la main-d'œuvre sur le terrain pour travailler en parfaite harmonie. WorkJam est une superbe application entièrement modulaire qui résout les problèmes les plus courants rencontrés par les entreprises de première ligne globales grâce à la gestion des tâches, à l'échange de quart de travail, à la planification des équipes, à la communication bidirectionnelle et à la formation.

Nous sommes fiers de nos équipes dévouées qui sont déterminées à faire une différence pour des millions d'employés de première ligne, ce qui nous a permis d'être reconnus parmi les 100 entreprises les plus influentes du magazine TIMEs en 2023.

Avantages de rejoindre WorkJam :

• Salaire et avantages sociaux compétitifs
• 500 $ à dépenser pour le matériel de votre bureau à domicile
• 4 semaines de vacances plus congés personnels
• Cotisation à votre régime de retraite/pension
• Un environnement de travail flexible et à distance/hybride pour favoriser un équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Généreuse prime de 4 000 $ pour la recommandation d'employés
• Plateformes d'apprentissage en continu disponibles

Chez WorkJam, nos valeurs fondamentales sont le respect et l'inclusion, l'unification, faire une différence et aller de l’avant. WorkJam est une entreprise internationale à forte croissance avec des opérations en Amérique du Nord, en Europe et en Australie avec notre siège social basé à Montréal. En savoir plus sur www.WorkJam.com

Votre rôle en tant que Spécialiste gestion des connaissances

Le Spécialiste gestion des connaissances sera responsable du contrôle, de la sécurité, de l'accessibilité et de l'actualité des documents de l'organisation susceptibles d'être utilisés par plusieurs employés ou utiles à plusieurs employés, tels que les politiques, les procédures, les processus, les formulaires, les modèles et le matériel de formation. Le Spécialiste gestion des connaissances veillera également à l'amélioration continue du processus de documentation en partenariat avec les parties prenantes dans l'ensemble de l'entreprise. Il s'associe aux départements de l'entreprise pour diriger et guider les meilleures pratiques en matière de collaboration d'équipe et de gestion de contenu dans l'ensemble de l'entreprise.

Ce que vous ferez

• Effectuer des évaluations des besoins afin d'identifier les exigences des départements ou des utilisateurs finaux en matière de gestion des documents.
• Élaborer, documenter ou maintenir des normes, des meilleures pratiques ou des procédures d'utilisation du système.
• Participer à l'élaboration de documents ou à la classification du contenu afin de faciliter la saisie, la recherche et l'extraction d'informations.
• Gérer la documentation de l'organisation par le biais du cycle de vie des documents et du système de gestion des documents.
• Identifier et étudier les besoins en documents de différents types.
• Veiller à ce que les documents de l'organisation soient soumis à un processus de révision et d'approbation documenté et approuvé avant d'être stockés ou publiés.
• Réaliser des audits de documents et développer un processus de traçabilité et de suivi.
• Archivage et conservation des documents.
• S'assurer que les contrôles internes sont en place et fonctionnent.
• Assurer la sécurité, l'accessibilité et la distribution adéquate des documents de l'organisation.
• Contribuer à l'élaboration et à l'application de lignes directrices en matière de conception, d'examen et de stockage des documents.
• Attribuer/approuver les privilèges des utilisateurs.
• Planifier et organiser des réunions et des présentations relatives à la gestion des documents.
• Rechercher, sélectionner et mettre en place des outils de gestion documentaire.
• Préparer des documents d'assistance et des supports de formation pour les utilisateurs finaux des systèmes de gestion des documents.

Ce que nous recherchons

• Expérience en matière de gestion de documents et de systèmes de gestion de documents ou de systèmes de gestion de contenu (logiciel de préférence).
• Utilisation d'une plateforme de gestion des services depuis plus de deux ans, de préférence une expérience d'Atlassian avec Jira, Jira Service Desk ou Confluence.
• Capacité à communiquer efficacement avec des personnes techniques et non techniques.
• Capacité avérée à établir des priorités et à aller de l'avant dans un environnement ambigu ou avec des priorités changeantes.
• Vous avez l'habitude de travailler dans le détail et vous avez démontré votre capacité à vous motiver et à suivre les projets.
• Solides compétences en matière d'analyse, d'organisation, d'écoute, de résolution de problèmes, de négociation et de facilitation.
• Personne très énergique et innovante, motivée par des missions stimulantes.
• Compétences de base en gestion de projet.
• Diplôme universitaire ou collégial de préférence.